Business Consultant ( anónimo )
Son innumerables los ejemplos de proyectos informáticos que, nunca terminan, no se cumplen los plazos,exceden por mucho el presupuesto, son rechazados por los usuarios, no cumplen con las expectativas, o simplemente, terminan en fracaso.
Aunque se han buscado múltiples alternativas de solución, por la vía de metodologías, o Quality Assurance,ninguna de ellas ha resuelto completamente el problema.
Los problemas más comunes y más críticos en los proyectos de informática, se refieren a miopía en la planificación. La inversión en TI se justifica por necesidad de cambio en la organización y el cambio suele afectar a múltiples dimensiones: personas, estructuras, procesos, relaciones con terceros, etc.
Sin embargo, sólo se considera la dimensión tecnológica. Así, el proyecto TI puede tener “éxito”, pero el cambio organizacional fracasa.
En un proyecto TI con visión organizacional, los criterios varían desde una visión tecnológica a una visión de cambio organizacional.
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La informática y los proyectos se manejan con una visión mecanicista. Existen supuestos tácitos que: los proyectos son lineales, las etapas son secuenciales, los proyectos son planificables, los proyectos se pueden controlar mediante herramientas como MS Project y las perturbaciones frecuentes son visualizadas como accidentes marginales, atribuibles a la mala suerte.
Una visión realista nos indica que los proyectos no son lineales, la complejidad y caos no se pueden predecir y no se puede planificar.
Por lo tanto, para lograr el éxito de un proyecto en TI, se requieren otras formas y habilidades de gestión: tolerancia a la incertidumbre, flexibilidad y comunicaciones.
Los cambios son la fuente más importante de caos: muchas componentes, muchas interrelaciones, efectos secundarios ramificados, impacto exponencial sobre los plazos y los costos.
La importancia de las comunicaciones esta dada por que: son proyectos multidisciplinarios, los participantes vienen de mundos muy diferentes, existen diferencias de lenguaje y de modelos mentales.
Además, existe una dificultad adicional: la transparencia. La transparencia es todo lo que es obvio y fuera de nuestra atención o conciencia, Para hacer un cambio, es preciso explicitar primero lo transparente, Normalmente, esto no se reconoce y genera dificultades.
Existen supuestos tradicionales y tácitos que provocan impacto político: sólo dos grupos participan en el proyecto, los usuarios y los informáticos. Que todos están vivamente interesados en el éxito del proyecto, Que todos se comportan racional y profesionalmente.
La experiencia muestra que: En los proyectos hay múltiples participantes. Las conductas, aparentemente, pueden ser irracionales, existen muchos intereses divergentes, suele producirse descoordinación, las comunicaciones son deficientes.
Entre los diversos participantes están: el que detecta necesidad, el que pide el cambio, el que autoriza, el que financia, el afectado, el ejecutor, el implantador.
Las emociones.
En el contexto de un cambio, se modifican las emociones y la acción de las personas.
Las personas sienten que pierden: Identidad, Control, Pertenencia, Poder, Competencia, Certidumbre sobre su futuro
El impacto sobre las personas afecta su conducta y su bienestar. Frente a esto, hay dos opciones:
- Hacer caso omiso de lo que ocurre, lo que suele producir: Molestia, Rechazo, Miedo
- Enfrentar la situación
¿Qué hacer para lograr un proyecto exitoso ?
Ampliar el modelo de proyectos informáticos al: identificar a los participantes, evaluar los intereses y posiciones,actuar para vencer los obstáculos, comunicar y, reevaluar permanentemente
Descentralizar, compartir el know-how, liderazgo, manejar el cambio, modularizar , evaluar frecuentemente,propiciar una cultura de compromisos, generar contextos en los que se reconozcan las dificultades de comunicación. Entrenar en comunicaciones, trabajo en equipo y en aprendizaje organizacional. fomentar actitud de manejo de las diferencias comunicacionales. escuchar, entrenar a usuarios clave, aceptar emociones, apertura, y nuevamente comunicar.
Como conclusión, es posible mejorar sustancialmente la efectividad de los proyectos de TI. Sólo se requierenhabilidades de comunicaciones, flexibilidad, y tolerancia a la incertidumbre.
¿Cómo asumir este enfoque renovado?
Incorporando en sus aliados estratégicos de negocios, compañías que le ayuden en la evaluación de proyectos informáticos, supervisión, pruebas, aceptación de sistemas.
